Myyntiprosessi on sana, joka kuulostaa asiaan vihkiytymättömän korvaan hienommalta ja monimutkaisemmalta asialta kuin mitä se todellisuudessa on. Sen rakentamiseen ei välttämättä tarvita vinoa pinoa euroja, eikä kallista järjestelmää, kuukausien konsultointiprojektia tai kymmenien sivujen prosessikaavioita.
Alkuun pääsee hyvinkin yksinkertaisesti. Toimiva myyntiprosessi tarkoittaa käytännössä vain sitä, että yrityksessä tiedetään:
- mitä tapahtuu, kun potentiaalinen asiakas ilmaantuu näköpiiriin?
- mikä vaihe käynnistyy ensin ja mitä vaiheita sen jälkeen?
- kuka tekee, mitä tekee ja missä vaiheessa?
- milloin asia siirtyy eteenpäin?
- ja miksi kauppa syntyi tai ei syntynyt?
Siinä se kaikkein yksinkertaisimmillaan on. Ongelmat alkavat yleensä vasta siinä vaiheessa, kun prosessia pitäisi käyttää useamman ihmisen kesken, myyntiä pitäisi ennustaa tai haluttaisiin ymmärtää, miksi toisista asiakkaista syntyy kauppaa ja toisista ei.
Mutta ei mennä vielä sinne. Rakennetaan ensin myynnille toimiva perusta. Tässä kirjoituksessa annetaan vinkkejä ja eväät yksinkertaisen ja toimivan myyntiprosessin rakentamiseen.
1. Kirjoita ensin näkyviin, miten myyntinne toimii nyt
Älä aloita täydellisen myyntiprosessin suunnittelusta. Aloita nykytilanteesta. Kirjaa se rehellisesti ja kursailematta ja sillä ymmärryksellä, mitä sinulta löytyy. On ihan ok kirjoittaa "saadaan kyllä kyselyitä, mutta ei kauppoja. P*******n renkaanpotkijat." Silloin tiedetään, että tuotteet tai palvelut kiinnostavat, mutta jossain kohtaa prosessia tökkii.
Ota vaikka tyhjä paperi ja kirjoita siihen yhden tavallisen asiakkuuden matka ensimmäisestä kontaktista kauppaan.
Esimerkiksi:
Potentiaalinen asiakas / kontakti → ensimmäinen yhteydenotto → keskustelu asiakkaan tarpeesta → tarjous → jatkokeskustelu → kauppa / ei kauppaa
Todellisuudessa teidän yrityksenne prosessi voi olla hieman erilainen. Asiantuntijayrityksessä ennen tarjousta voidaan esimerkiksi järjestää tapaaminen, kartoitus, workshop tai tekninen määrittely. Toisessa yrityksessä tarjous voidaan tehdä jo ensimmäisen puhelun jälkeen.
Tässä vaiheessa sillä ei ole suurta merkitystä. Tärkeämpää on saada nykyinen toimintatapa näkyväksi. Jos kysyt kolmelta myyntiin osallistuvalta ihmiseltä, miten myynti yrityksessänne etenee ja saat kolme täysin erilaista vastausta, olet samalla löytänyt ensimmäisen kehityskohteen.
Konkreettinen vinkki:
Käykää läpi esimerkiksi viisi viimeisintä voitettua ja viisi menetettyä kauppaa. Mitä niissä tapahtui ensimmäisestä kontaktista lopputulokseen?
Todellinen tekeminen kertoo yleensä enemmän kuin se, miten kuvittelemme myyntimme toimivan.
2. Tee prosessista niin yksinkertainen, että ihmiset oikeasti käyttävät sitä
Yksi yleisimmistä virheistä on rakentaa myyntiprosessista liian hieno. Prosessiin syntyy helposti vaiheita kuten:
Kontaktoitu → kiinnostunut → kvalifioitu → kartoitettu → mahdollisuus tunnistettu → tarjous valmis → tarjous lähetetty → aktiivinen neuvottelu → päätöksenteko → loppusuora.
Lopulta kukaan ei enää tiedä, missä vaiheessa mikäkin asiakas oikeasti on. Hyvä ensimmäinen myyntiprosessi voi sisältää vain muutaman selkeästi toisistaan eroavan vaiheen.
Esimerkiksi:
- Kontakti / mahdollisuus tunnistettu
- Tarve selvitetty
- Tarjousvaihe
- Neuvottelu / päätös
- Voitettu tai hävitty
Teidän ei tarvitse käyttää juuri näitä vaiheita. Oleellisempaa on, että jokainen ymmärtää ne samalla tavalla. Jos yksi myyjä laittaa asiakkaan tarjousvaiheeseen silloin, kun tarjousta vasta valmistellaan, ja toinen vasta silloin, kun tarjous on asiakkaalla, myyntiputken tieto alkaa nopeasti vääristyä.
Siksi jokaiselle vaiheelle kannattaa määritellä ainakin suurpiirteisesti:
Mitä pitää olla tapahtunut, jotta kauppa kuuluu tähän vaiheeseen?
Ei kymmenen kohdan ohjekirjaa. Yksi selkeä määritelmä riittää alkuun.
Konkreettinen vinkki:
Jos kahden peräkkäisen vaiheen eroa on vaikea selittää yhdellä tai kahdella lauseella, mieti tarvitsetteko molempia. Yksinkertainen prosessi, jota käytetään, on paljon arvokkaampi kuin täydellinen prosessi, jota kukaan ei noudata.
3. Päätä, kuka tekee mitä – ja erityisesti mitä tapahtuu seuraavaksi
Myyntiprosessi ei ole pelkkä lista laatikoita CRM:ssä, vaan myyntiprosessin pitäisi ohjata tekemistä. Jokaisen avoimen myyntimahdollisuuden kohdalla pitäisi pystyä vastaamaan vähintään kahteen kysymykseen:
"Kuka tästä vastaa?" ja "mitä tapahtuu seuraavaksi?"
Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta juuri tässä moni myyntiputki alkaa hiljalleen täyttyä kaupoista, joille ei oikeastaan tapahdu mitään. Tarjous on lähetetty kolme viikkoa sitten. Asiakkaan piti palata asiaan ja joku taisi luvata soittaa. Tai ehkä asiakas vielä miettii.
Ja samalla kauppa roikkuu edelleen myyntiputkessa. Siksi myyntiprosessiin kannattaa yhdistää yksinkertainen toimintaperiaate: avoimella kaupalla pitäisi mahdollisuuksien mukaan olla vastuuhenkilö ja jokin sovittu seuraava askel. Sen ei tarvitse olla monimutkaisempaa.
Konkreettinen vinkki:
Käykää kerran viikossa avoimet kaupat nopeasti läpi ja kysykää jokaisesta: "Mikä tämän seuraava askel on?" Jos siihen ei löydy vastausta, kannattaa myös kysyä, onko kauppa oikeasti enää aktiivinen.
4. Valitse mahdollisimman yksinkertainen tapa pitää tieto tallessa
Myyntiprosessin rakentamista ei kannata aloittaa järjestelmästä. CRM on hyödyllinen työkalu, mutta CRM ei itsessään tee myynnistä hyvää. Alkuvaiheessa tärkeintä on, että yrityksellä on yksi yhteinen paikka, josta myyntitilanne voidaan nähdä.
Se voi totta kai olla kevyt CRM, nykyisen järjestelmänne myyntiputki tai hyvin pienessä yrityksessä aluksi jopa yksinkertaisempi ratkaisu.
Oleellista on, ettei tieto ole yhtä aikaa:
- yhden myyjän sähköpostissa
- toisen muistikirjassa
- kolmannen päässä
- ja osa jossain vanhassa Excelissä
Kun valitsette järjestelmää tai rakennatte nykyistä järjestelmää uudelleen, älkää aloittako kysymyksellä "Mitä kaikkea tällä voi tehdä?", vaan aloittakaa kysymyksellä "Mitä tietoa tarvitsemme, jotta pystymme ymmärtämään missä myyntimme menee?"
Alkuun tietoa tarvitaan usein yllättävän vähän. Asiakas, kaupan vaihe, vastuuhenkilö, arvioitu arvo, seuraava toimenpide ja muutama liiketoimintanne kannalta olennainen tieto vievät jo pitkälle.
Konkreettinen vinkki:
Älä lisää alkuvaiheessa kenttää tai tietoa järjestelmään vain siksi, että se olisi joskus mukava tietää. Kysy mieluummin: Mitä teemme tällä tiedolla? Jos vastausta ei ole, tietoa ei välttämättä tarvitse kerätä juuri nyt. On helpompi aloittaa ja tehdä asioista rutiineja, kun tietokenttien määrä ei aiheuta ahdistusta.
Pro-tip:
Hubspot on ilmainen ja helposti käytettävä CRM-työkalu, joka soveltuu yhtä hyvin mikroyritykselle, kuin kansainväliselle suuryrityksellekin. Lue lisää Hubspotista täältä.
5. Seuraa muutamaa asiaa ja kehitä prosessia vasta todellisen tiedon perusteella
Nyt teillä alkaa olla ensimmäinen versio myyntiprosessista. Seuraava houkutus on rakentaa valtava raportointijärjestelmä. Älkää tehkö sitä vielä. Alkuun riittää, että pystytte vastaamaan muutamaan käytännön kysymykseen.
Esimerkiksi:
- Kuinka paljon uusia myyntimahdollisuuksia syntyy?
- Kuinka paljon avoimia kauppoja on?
- Kuinka paljon tarjouksia tehdään?
- Kuinka paljon kauppoja voitetaan ja hävitään?
- Missä vaiheessa kauppoja näyttää jäävän eniten matkalle?
Mittareiden tarkoitus ei ole tehdä myynnistä hienon näköistä dashboardia. Mittareiden tarkoitus on auttaa tekemään parempia päätöksiä. Jos esimerkiksi uusia mahdollisuuksia syntyy paljon, mutta tarjouksiin asti pääsee vain pieni osa, ongelma voi olla aivan eri paikassa kuin tilanteessa, jossa tarjouksia tehdään valtavasti mutta niitä ei voiteta.
Silloin ei tarvitse arvailla, tarvitseeko yritys lisää liidejä, parempaa tarjouksentekoa vai jotain aivan muuta.
Konkreettinen vinkki:
Aloita muutamalla luvulla. Seuraa niitä riittävän pitkään, jotta niihin syntyy vertailupohjaa. Lisää mittareita vasta, kun tiedät mitä kysymystä uudella mittarilla yritetään ratkaista.
Pro-tip: dokumentoi kaikki mahdollinen
Kun löydätte toimivan tavan tehdä jotain, dokumentoikaa se. Ei tarvitse rakentaa valtavaa myynnin käsikirjaa heti ensimmäisellä viikolla. Mutta mitä enemmän myyntiin liittyvä tieto elää vain yksittäisten ihmisten päässä, sitä enemmän myynti on riippuvainen juuri näistä ihmisistä.
Dokumentointi voi liittyä prosessiin, toimintatapoihin, havaintoihin, päätöksiin, asiakaskeskusteluihin, tarjouksiin, oppeihin, vastuisiin tai käytännössä mihin tahansa sellaiseen tietoon, josta voisi joskus olla hyötyä uudelleen.
Tärkeintä ei ole dokumentoinnin muoto. Tärkeintä on rakentaa tapa, jossa yrityksen myynnistä syntynyt tieto ei katoa. Hyvä dokumentointi helpottaa myöhemmin lähes kaikkea: perehdytystä, johtamista, kehittämistä, analysointia ja uusien ihmisten mukaan ottamista.
Nyt sinulla on myyntiprosessi - Mitä seuraavaksi?
Jos toteutit nämä viisi kohtaa, olet todennäköisesti jo pidemmällä kuin moni kilpaileva yritys.
Sinulla on nyt:
- selkeä myyntiputki
- yhteiset vaiheet
- nimetyt vastuut
- yksi paikka myyntitiedolle
- muutama seurattava mittari
- säännöllinen tapa käydä myyntiä läpi
Se on erittäin hyvä alku. Mutta samalla tässä tulee vastaan kiinnostava kysymys:
Miten tiedät, että rakentamasi prosessi on oikeasti hyvä?
Myyntiprosessin rakentaminen on nimittäin lopulta se suhteellisen helppo osa. Jotta myynti kehittyy, on hyvä osata vastata esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:
-
Miksi osa asiakkaista etenee ja osa ei?
-
Onko myyntiputkessa oikeanlaisia asiakkaita?
-
Missä vaiheessa menetetään eniten kauppoja?
-
Ovatko prosessin vaiheet oikeasti sellaisia, että niiden perusteella voidaan ennustaa tulevaa myyntiä?
-
Mitä myyntiputken pitäisi sisältää, jotta tavoitteeseen voidaan realistisesti päästä?
-
Mitä asioita kannattaa automatisoida ja mitä ei?
-
Mitä CRM:stä pitäisi mitata?
-
Miten eri asiakasryhmille pitäisi rakentaa erilainen tapa myydä?
-
Miten myyntiä pitäisi johtaa viikoittain, kuukausittain ja pidemmällä aikavälillä?
Ja ennen kaikkea:
Kuka seuraa kokonaisuutta ja tekee päätöksiä silloin, kun luvut kertovat että jokin ei toimi?
Tässä kohtaa yksinkertainenkin myyntiprosessi alkaa muuttua varsinaiseksi myynnin johtamisen työvälineeksi. Ja ero näiden kahden välillä on merkittävä.
Prosessi kertoo, miten kaupan pitäisi edetä. Myynnin johtaminen kertoo, toimiiko prosessi, miksi se toimii tai ei toimi ja mitä sen perusteella pitäisi tehdä seuraavaksi.
Itse tehty on silti aivan riittävän hyvä alku
Yksinkertainen myyntiprosessi on aina parempi, kuin ei myyntiprosessia ollenkaan. Eikä myyntiprosessia tarvitse ulkoistaa vain siksi, että joku ulkopuolinen osaisi tehdä siitä hienomman. Jos yrityksenne myynti on vielä yksinkertaista, tehkää ensimmäinen versio itse.
Ottakaa se käyttöön. Kerätkää tietoa. Huomatkaa, mikä toimii ja mikä ei. Todennäköisesti löydätte jo sillä paljon asioita, joita voitte parantaa.
Mutta kun myynti kasvaa, ihmisiä tulee lisää tai myynnistä pitäisi tehdä aidosti ennustettavaa, itse rakennettu malli alkaa yleensä näyttää rajansa. Silloin kysymys ei enää ole "Onko meillä myyntiprosessi?" vaan "Onko meillä sellainen myynnin rakenne, jota voidaan oikeasti johtaa?"
Siinä kohtaa ulkopuolisista silmistä ja kokeneesta myynnin johtamisesta voi olla huomattavasti enemmän hyötyä kuin uudesta prosessikaaviosta. Myyntisankareilla emme rakenna prosesseja prosessien vuoksi.
Tavoitteena on rakentaa myynti, josta pystytään näkemään missä mennään, tunnistamaan ongelmat ja tekemään niiden perusteella oikeita päätöksiä. Ensimmäisen myyntiprosessin voit aivan hyvin rakentaa itse.
Kun haluat tietää, miten siitä tehdään oikeasti tehokas ja johdettava, silloin kannattaa keskustella ammattilaisen kanssa.