EU:n AI Act eli tekoälyasetus koskee myös yrityksiä, jotka hyödyntävät tekoälyä myyntityössään. Käyttötarkoitus ja yrityksen rooli ratkaisevat, mitä velvoitteita sovelletaan. Myynnin arjessa huomio kohdistuu esimerkiksi henkilöstön tekoälyosaamiseen ja siihen, milloin asiakkaalle on kerrottava tekoälyn käytöstä. [7] [8] [9]
Heitetään heti kättelyssä tuttu ja turvallinen klisee: "Tekoäly on hyvä renki mutta huono isäntä." Tämä on tuttu ja paljon käytetty fraasi eri konteksteissa, mutta sopii myös tekoälyyn. Ja tekoäly onkin tänä päivänä erittäin oiva renki, mutta isäntää siitä ei kannata tehdä, jotta oma harkinta- ja päättelykyky ei heikkene liiaksi.
Tekoälyllä voi helpottaa monia tuttuja myynnin työtehtäviä: laatia tarjousluonnoksia, tiivistää keskusteluhistoriaa ja valmistella vastauksia asiakkaan kysymyksiin. Näiden käyttötapojen rinnalla on hyvä selvittää heti alussa, mitä työkalu saa tehdä ja millä tiedoilla.
Monille voi tulla yllätyksenä, mutta tekoälyn käyttöön työelämässä on tehty EU:n tasolta asetuksia, jotka ovat jo osittain käytössä ja tulee osittain vielä käyttöön.
Tekoälyasetuksen lisäksi on noudatettava muita soveltuvia sääntöjä. Henkilötietojen käsittelyä ohjaa yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR ja asiakkaan luottamuksellista aineistoa suojaavat esimerkiksi salassapitoehdot ja liikesalaisuuksia koskevat säännöt. Siksi lainmukainen käyttö edellyttää koko tilanteen tarkastelua. [1] [3]
Me Myyntisankareilla lähestymme tekoälyä myyjän arjen kautta. Hyöty syntyy siitä, että työ helpottuu ja asiakasta pystytään palvelemaan paremmin. Vastuulliseen käyttöön kuuluu samalla ymmärrys soveltuvista velvoitteista ja selkeä sopimus siitä, kuka tarkistaa tiedot ja vastaa asiakkaalle lähtevistä viesteistä.
Tässä blogissa kerromme muutamia ohjeita tekoälyn vastuullisesta käytöstä.
Asiakkaan tarjouspyyntö on luonteva lähtökohta tekoälyn käytölle. Työkalua voi pyytää kokoamaan vaatimukset, ehdottamaan tarjouksen rakennetta tai tarkistamaan, vastaako luonnos asiakkaan kysymyksiin. Koko liitepakettia ei silti kannata siirtää palveluun miettimättä, mitä se sisältää.
Mukana voi olla asiakkaan suunnitelmia, sisäisiä hintalaskelmia tai muuta luottamuksellista tietoa. Esimerkiksi tarjoushinta voi olla liikesalaisuus. Tarkista siksi myös asiakkaan kanssa sovitut salassapitoehdot ja aineiston sallitut käyttötavat. [1]
Jos tarvitset vain tekstille selkeämmän rakenteen, lähtötiedoiksi voivat riittää palvelun kuvaus ja asiakkaan tarpeet yleisellä tasolla. Asiakkaan nimeä, yhteystietoja ja yksityiskohtaista kustannuslaskelmaa ei silloin välttämättä tarvita.
Pelkkä nimen poistaminen ei kuitenkaan aina tee aineistosta anonyymia. Henkilö voi olla tunnistettavissa esimerkiksi tehtävän, yrityksen ja keskustelun yksityiskohtien perusteella. Myös yritysasiakkaan yhteyshenkilön tiedot ovat henkilötietoja. [2]
Yrityksen kannattaa hyväksyä käytettävät tekoälytyökalut ja määritellä, millaista aineistoa kuhunkin saa syöttää. Näin henkilöstön ohjeistus ja tietosuojan käytännöt voidaan sovittaa samaan työtapaan. Myyjän ei pitäisi joutua selvittämään näitä kysymyksiä jokaisen tarjouksen kohdalla alusta.
Ennen käyttöönottoa on hyvä selvittää ainakin seuraavat asiat:
Jos palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja yrityksen puolesta, käsittelystä tarvitaan tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus. ETA-alueen ulkopuolelle siirtyville henkilötiedoille on lisäksi varmistettava lainmukainen siirtoperuste. Maksullinen yritystilaus ei yksin ratkaise näitä kysymyksiä. [4] [5]
Pitkästä sähköpostiketjusta voi pyytää tiivistelmän: mitä asiakas tavoittelee, mitä hän on jo kysynyt ja mitä olemme luvanneet selvittää? Tällainen yhteenveto auttaa jatkamaan keskustelua siitä, mihin viimeksi jäätiin.
Hyvä tehtävänanto voisi olla: ”Kokoa asiakkaan ilmoittamat tarpeet, sovitut asiat ja avoimet kysymykset. Merkitse, mistä viestistä kukin tieto löytyy. Älä päättele puuttuvia tietoja.” Myyjä tarkistaa yhteenvedon alkuperäisistä viesteistä ennen sen käyttämistä.
Ero on käytännössä iso: ”asiakas kysyi hintaa” on havainto, mutta ”asiakas ostaa vain halvimman” on tulkinta. Tekoälyn arvausta ei kannata tallentaa asiakasrekisteriin tosiasiana.
Keskusteluhistorian käyttö edellyttää lainmukaista henkilötietojen käsittelyperustetta ja käyttötarkoitusta. Asiakkaalle on kerrottava tietojen käsittelystä ymmärrettävästi. Käsittele vain tehtävän kannalta tarpeellisia tietoja ja huolehdi myös säilytysajoista. Oikeus lukea viestejä työssä ei sellaisenaan tarkoita oikeutta siirtää niitä mihin tahansa ulkopuoliseen palveluun. [3]
Jos käytät kokous- tai puhelutallenteita, selvitä myös tallentamisen ja osallistujien informoinnin käytännöt ennen työkalun käyttöönottoa.
Tekoäly sopii tarjousluonnoksen jäsentämiseen, pitkän vastauksen tiivistämiseen ja vaihtoehtoisten sanamuotojen kokeilemiseen. Se voi kuitenkin myös täydentää puuttuvia tietoja uskottavan kuuloisilla väitteillä. Sujuva kieli ei takaa sisällön oikeellisuutta. [8]
Jos lähtötiedoissa puhutaan arvioidusta toimitusajasta, luonnokseen voi päätyä varma toimituslupaus. Tekoäly voi myös lisätä palveluun ominaisuuden, jota yritys ei tarjoa, tai muuttaa hinnan esitystapaa niin, että sisältö muuttuu.
Anna työkalulle hyväksytyt tuotetiedot ja ajantasaiset ehdot. Pyydä sitä merkitsemään puuttuvat tiedot tarkistettaviksi. Tarkista ennen lähettämistä etenkin hinnat, toimitusajat, palvelun rajaukset ja asiakkaalle annetut lupaukset.
Sama koskee vastauksia asiakkaan kysymyksiin. Myyjän pitää ymmärtää lähettämänsä viesti ja pystyä seisomaan sen sisällön takana. Asiakkaan näkökulmasta vastaus tulee yritykseltä.
Muistutus soittaa asiakkaalle ensi torstaina voi syntyä tavallisella kalenteri- tai asiakasjärjestelmän toiminnolla. Tekoälystä voi olla lisäapua, jos se tunnistaa keskustelusta sovitun yhteydenoton ja ehdottaa tehtävän luomista.
Kun järjestelmä saa myös lähettää viestejä, seuraukset muuttuvat. Päätä etukäteen, millaiset viestit vaativat hyväksynnän, kuinka usein muistutuksia lähetetään ja mikä pysäyttää lähetykset ja vaatii ihmisen väliin. Asiakkaan vastaus, muuttunut tilanne tai markkinointikielto pitää ottaa huomioon. Reklamaatiota hoitavalle asiakkaalle tuskin kannattaa lähettää automaattisesti iloista lisämyyntiviestiä.
Selvitä lisäksi käytettävää kanavaa ja vastaanottajaa koskevat suoramarkkinoinnin säännöt. Esimerkiksi kuluttajille lähetettävä sähköposti- ja tekstiviestimarkkinointi edellyttää yleensä ennakkosuostumusta, ja markkinointikieltoja on kunnioitettava. Tekoälyn käyttö ei muuta näitä lähtökohtia. [6]
Tekoälyasetuksen soveltamisessa käyttötarkoituksen tunnistaminen on keskeistä. Tavallinen tarjousten luonnostelu ei yleensä kuulu asetuksen suuririskisiin käyttötapauksiin. Jos käyttö laajenee esimerkiksi työntekijöiden suoritusten arviointiin tai henkilön luottokelpoisuuden määrittämiseen, luokitus ja sitä koskevat velvoitteet on arvioitava erikseen. [7]
Myyntitiimin pitää saada käytännön ohjausta tekoälyn käyttöön. Asetus edellyttää toimia henkilöstön tekoälyosaamisen tukemiseksi; kaikille pakollista sertifikaattia se ei määrää. Hyvä perehdytys käsittelee juuri käytössä olevia työkaluja, niiden virheitä ja yrityksen omia toimintatapoja. Perehdytyksistä ja annetuista ohjeista kannattaa pitää kirjaa. [8]
Asiakkaalle kertomisessa käyttötapa ratkaisee. Tavalliseen tarjous- tai vastaustekstiin ei yleensä tarvitse lisätä tekoälymerkintää vain siksi, että myyjä käytti tekoälyä luonnosteluun. Jos asiakas keskustelee suoraan tekoälybotin kanssa, hänen pitää lähtökohtaisesti tietää se viimeistään keskustelun alkaessa. Käytännössä selkeä ilmoitus on helppo tapa varmistaa tämä. Pelkkä maininta pitkissä käyttöehdoissa ei yleensä riitä. [9]
Tekstin luonnostelua koskeva tilanne ei myöskään ratkaise kaikkien sisältöjen merkintöjä: esimerkiksi aidolta vaikuttavia, tekoälyllä tuotettuja tai muokattuja kuvia, ääntä ja videoita voivat koskea syväväärennösten ilmoitusvelvoitteet. Henkilötietojen käsittelystä kertominen on puolestaan oma velvollisuutensa riippumatta siitä, tarvitaanko sisältöön tekoälymerkintää. [9] [3]
Tarkistamaton tekoälyn tuottama tieto voi aiheuttaa myös taloudellisia seurauksia. Vuonna 2024 Air Canada määrättiin maksamaan asiakkaalle korvausta chatbotin antaman virheellisen alennusohjeen vuoksi.
Yhdysvalloissa puolestaan kahdelle asianajajalle ja heidän toimistolleen määrättiin vuonna 2023 yhteisvastuullisesti 5 000 dollarin seuraamusmaksu, kun oikeudelle toimitettiin ChatGPT keksimiä oikeustapauksia. Seuraamukseen vaikutti myös virheellisiin tietoihin vetoaminen niiden kyseenalaistamisen jälkeen.
Esimerkit havainnollistavat, miksi tekoälyn tuottamat vastaukset tarvitsevat tarkistusta: myyntityössä virhe voi tarkoittaa esimerkiksi väärää hintaa, perusteetonta tuoteväitettä tai toimituslupausta, jota yritys ei pysty pitämään.
Me Myyntisankareilla pidämme hyvänä lähtökohtana yhtä selkeästi rajattua tehtävää. Valitkaa esimerkiksi tarjousluonnoksen tekeminen hyväksytyistä lähtötiedoista. Selvittäkää käyttötapaan soveltuvat velvoitteet ja sopikaa vastuuhenkilö, sallittu aineisto sekä tarkistus ennen lähettämistä. Kokeilkaa sitten käytännössä, säästyykö aikaa myös tarkistamiseen kuluva työ huomioiden.
Kun toimintatapa toimii, käyttöä voi laajentaa harkitusti ja arvioida samalla mahdolliset uudet velvoitteet. Näin tekoälystä saadaan myyntiin käytännön hyötyä tavalla, jossa myös sääntely ja asiakkaan luottamus on otettu huomioon.
Lähteet tarkistettu 21.9.2026.
1. Euroopan komissio: Trade secrets
2. Tietosuojavaltuutetun toimisto: Mikä on henkilötieto
3. Tietosuojavaltuutetun toimisto: Tietosuojaperiaatteet
4. Tietosuojavaltuutetun toimisto: Henkilötietojen käsittelijät
5. Tietosuojavaltuutetun toimisto: Henkilötietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle
6. Kilpailu- ja kuluttajavirasto: Sopimaton suoramarkkinointi
7. Euroopan komissio: AI Act
8. Euroopan komissio: AI Literacy - Questions & Answers
9. Traficom: Milloin tekoälyn käytöstä pitää kertoa?
10. Korvausvelvollisuus: Air Canada
11. Korvausvelvollisuus: Mata vs. Avianca