Blogissa avataan tarkemmin, mikä on myyntiprosessi

Myynti on monta asiaa. Yksi myyntiin vaikuttava tekijä on säännöllisyys ja systemaattinen tekeminen, sillä myynti on myös matematiikkaa. Säännöllisen tekemisen pahin vihollinen on epäjärjestys tai nykyisin vallalla oleva tiedon pirstaloituminen. Sitä varten on myyntiprosessi. Kerron tässä kirjoituksessa, mikä on myyntiprosessi ja miten se näkyy myyntityössä.

Mikä on myyntiprosessi? Myyntiprosessin määritelmä

Käytännössä myyntiprosessi on sarja dokumentoituja rutiineja, jotta myyntityö on alusta loppuun mahdollisimman järjestelmällistä ja tavoiltaan identtistä. Myyntiprosessi alkaa, kun potentiaalinen asiakas ilmaisee kiinnostuksensa tuotetta tai palvelua kohtaan ja päättyy, kun tuote tai palvelu on luovutettu myyjän toimesta eteenpäin.

Onnistunut ja toimiva myyntiprosessi automatisoi ja poistaa myyjältä toistuvia töitä. Myyjältä vapautuu aikaa hoitaa useampaa myynticasea samanaikaisesti ilman, että homma lähtee rönsyilemään.

Myyntiprosessin vaiheet

Myyntiprosessi käsittää yleensä 4-6 vaihetta, riippuen yrityksen asiakashankintastrategiasta ja kuinka paljon alkupään työtä on esim. ulkoistettu. Vaiheet ovat seuraavat:

  1. Prospektointi
  2. Tapaamisen sopiminen
  3. Tapaaminen
  4. Tarjous / tarjousneuvottelut ja follow-up
  5. Päätös / sopimusvaihe
  6. Hand-over

Myynti voi välillä olla hyvin ailahtelevaa. Joinain kausina tilauksia saa mättää luukusta sisään sitä mukaa kun ehtii kirjoittamaan ja toisinaan ollaan jossain siellä hiusten repimisten ja täydellisen epätoivon rajamailla. Molempiin auttaa selkeä ja toimiva myyntiprosessi. Hyvinä hetkinä myyntiprosessi auttaa vähentämään manuaalista työtä ja huonompina hetkinä myyntiprosessi on muistuttamassa, että systemaattinen rutiini auttaa ylös kuopasta.

1. Prospektointi

Prospektointi, eli ihanneasiakasprofiilin mukaisten kontaktien tavoittelu. Ihanneasiakasprofiili määrittää, kenelle palveluita tarjotaan - Kuka voisi olla kiinnostunut juuri yrityksesi tarjoamista tuotteista tai palveluista? Mitä tarkemmin yritys tietää ihanneasiakkaansa määritelmät (esim. toimiala, liikevaihtoluokka, toiminta-alue) sekä myös niin sanotut ostosignaalit (esim. rekrytointi, yrityskaupat, liiketoiminnan muutokset, alan sääntelyn muutokset), sitä helpompaa ja oikea-aikaisempaa prospektointi on. 

Prospektointiin on olemassa paljon erilaisia välineitä, mutta esimerkiksi ihanneasiakkaan toimialaa tarkasti seuraamalla, voi saada hyvän käsityksen oikea-aikaisesta prospektoinnista. On myös tärkeää tietää, kenelle palvelua tarjotaan. Pienissä yrityksissä yleensä myyntitoimenpiteet kohdistetaan toimitusjohtajaan, mutta isommissa yrityksissä ja organisaatioissa usein johtaja-tason henkilöt tekevät päätöksiä itsenäisesti.

Prospektointi on mahdollista ja usein kannattavaakin ulkoistaa, mikäli myyntiorganisaatiosi on kovin pieni. Prospektointi, vaikkakin on äärimmäisen tärkeää, on erityisen aikaa vievää ja on pois myyntiprosessin loppupäästä.

2. Tapaamisen sopiminen

Nyt kun tiedät oman ihanneasiakasprofiilisi ja olet saanut käsiisi oikein makoisan liidin, on aika kalastella ja laittaa verkkoja vesille. Vielä tätäkin tekstiä kirjoitellessa vuonna 2022, myyjien puhelinterrorismista ei olla päästy eroon. Eikä välttämättä tarvitsekaan, sillä oikein tehty soitto on toki nopein tapa täyttää kalenteri. Mutta sillekin on vaihtoehtoja. Kiinnostava sähköposti tai hyvin tehty markkinointikampanja tuo myös liidejä sisäänpäin.


Protip:

Mikäli myyntityö puhelimessa ei ole omaa vahvuusaluettasi, voit liidiä yrittää lämmittää ennen soittoa. Lähetä lyhyt ja riittävän informatiivinen sähköposti liidille ja tee kotiläksysi. Tutustu potentiaalisen ostajan organisaatioon ja tilanteeseen huolella ja tuo ne esille sähköpostissasi - miten voit olla avuksi juuri hänen tilanteeseen?

Tämän jälkeen voit soittaa liidille ja sinulla on aina joku syy mihin vetoat soittaessasi. "Soitan, koska lähetin sinulle sähköpostilla tietoja, oletko ehtinyt tutustua?" - on helppo aloitus ja olipa vastaus "olen" tai "en", voit aina viitata viestiin. "Mitä ajatuksia se herätti?" tai "selvä, siinä sähköpostissa kerroin, että.."

Molemmilla tavoilla voit luonnollisesti jatkaa keskustelua.


Kuten prospektointi, on myös tapaamisen sopiminen yleensä myyntiorganisaation koosta riippumatta järkevää ulkoistaa. Omia resursseja ei kannata käyttää systemaattiseen soitteluun tai sähköpostien kirjoitteluun, vaikka tässäkin myyntiprosessi karsii turhaa aikaa pois.

3. Tapaaminen

Tämä on vaihe, jossa myyjän tulee viimeistään astua remmiin mukaan. Tapaamisen tarkoitus on ensisijaisesti kuunnella ostajaa, ei myydä. Ostaja on tietoinen tapaamisen luonteesta ja on hyväksynyt, että myyjä myydä, mutta myymisen aika on vasta myöhemmin. 

Tässä vaiheessa, vaikka myyjä olisi kuinka valmistautunut ja tietäisi kuinka paljon ostajasta ennakkoon, ei pidä olettaa mitään. Valmistautuminen on todellakin tärkeää, mutta tiedot ovat parhaimmillaankin rajalliset. Siksi tapaamisen yksi tarkoitus on tutustua ostajan tarpeisiin ja kipupisteisiin vielä tarkemmin. Vain siten voi löytää ensinnäkin ne ongelmat, joita tuotteet tai palvelut ratkaisevat sekä myös perusteet hinnoittelulle.

Tässä vaiheessa on tärkeää, että potentiaalista ostajaa pidetään tietoisena prosessin seuraavista vaiheista. Myyjällä tulee olla langat nyt käsissään ja myyjän tulee ohjata ostaja prosessin läpi. Ennen tapaamisen päättymistä, myyjän on varmistettava että ostaja tietää mihin mennessä saa tarjouksen. Peliliike on sopia tarjouksen läpikäynti, jolloin ostaja sitoutuu lukemaan tarjouksen sisällön ja ghostaus vähenee.

4. Tarjous / tarjousneuvottelut ja follow-up

Vaikka myyjä jättäisi tarjouksen jo tapaamisessa, on myyjän vastuulla huolehtia, että tarjouksen perään penätään vastausta. Kun tarjouksen läpikäyntiin on sovittu päivä, on yksi huoli ja muistettava asia vähemmän. Hyvä tapa on lähettää tapaamisen jälkeen lyhyt muistio tapaamisesta sekä varmistaa, että kaikki asiat on ymmärretty ja tapaamisessa käydyn mukaisia. Hyvä tarjous on yksilöity ja siinä selvästi esitetään kipukohdat ja kuinka ne ratkaistaan tarjouksen tuotteiden tai palveluiden avulla.

Tapaamisessa on voinut tulla esille myös asioita, joita on täytynyt selvittää tapaamisen jälkeen. Myyjän on pidettävä huoli, että tekee mitä lupaa ja vastaa tarjouksen jälkeen mahdollisimman nopeasti. Mikäli hankinta vaatii tarjousneuvottelut, on pidettävä huoli että tarjousneuvottelut ovat kalenterissa ja sovittuna.

5. Päätös / sopimusvaihe

Päätös ratkaisee, meneekö työ romukoppaan vai kilistelläänkö. Se päätös vaan pitää uskaltaa pyytää. Kannattaa muistaa, että tässä vaiheessa myyjä on voitavansa tehnyt. Mikäli myyntityö on tehty oikein, enää ei pitäisi tulla yllätyksiä joista ei tiedetty (lue: ei otettu selvää). 

Usein päätös syntyy jo tarjousneuvotteluissa, mutta joskus tarjousneuvotteluiden jälkeen ostaja haluaa vielä miettiä. Tällöin myyjän pitää vielä huolehtia, että ostaja on tehnyt päätöksensä tiettyyn aikaan mennessä, jolloin myyjä soittaa ja kysyy päätöstä.

Mikäli päätös on myönteinen, alkaa vielä viimeinen vaihe. Mikäli päätös on kielteinen, ei leukaa pidä laskea rintaan ja jatkaa kohti uusia pettymyksiä, vaan tässä on myös kehittymisen ja arvokkaan palautteen paikka. Ostajalta on hyvä kysyä, miksi he eivät halua ostaa minun tuotettani tai palveluani? Yleensä ostaja kyllä kertoo syyt, jotka pääasiassa ovat kilpailijan edullisempi hinnoittelu tai epävarmuus tuotteen tai palvelun soveltuvuudesta. Nämä kulkevat tavallaan käsi kädessä, sillä mikäli kilpailija kuittaa kaupan hinnalla, ostaja ei ole ymmärtänyt, mitä parempaa tuotteessa tai palvelussasi on ollut.

6. Hand-over

Lähes aina, asiakkuutta hoitaa joku muu kuin myyjä. Se voi olla asiakasvastaava, nimetty yhteyshenkilö tai kuka tahansa muu kuin myyjä. Vaikka asiakasta hoitaisikin myyjä, on yrityksen sisällä usein sidosryhmiä, joiden tulisi olla tietoisia mitä on sovittu. Esimerkiksi käyttöönottotiimi tai valmistaja tms.

Hand-over prosessi on tärkeä osa myyntiprosessia, sillä hyvin alkanut asiakkuus lässähtää huonoon hand-over prosessiin kuin huonosti tehty Crème brûlée. Hand-overin tarkoitus on luovuttaa käytännössä kaikki oleellinen asiakkuutta koskeva tieto eteenpäin; tarjous, sopimus, muistiot, selvitykset yms. 

Helppo tapa hoitaa tämä, on keskittää tiedonkeruu esimerkiksi CRM-järjestelmään ja sopia säännölliset asiakkuuden aloituspalaverit talon sisällä, johon myyjät ja kaikki sidosryhmät osallistuvat.

Helppo myyntiprosessi:

Jokainen yritys, joka myy, tarvitsee mielestämme myyntiprosessin. Sen ei tarvitse olla kallis, eikä edes näyttävä. CRM-järjestelmäksi käy esimerkiksi Excel, jossa jokainen asiakkuus on omalla välilehdellä ja sopimus/dokumenttiarkistoksi käy hyvin vaikka google drive / microsoft onedrive tai vaikka drop-box, jonne asiakkaat tallennetaan kansioittain. Näin sopimukset, muistiot ja tärkeät sähköpostit ovat tallessa yhdessä paikassa.

Hand-overia varten voi luoda vaikka oman lomakkeen, johon täytetään tarvittavia tietoja, riippuen tuotteen tai palvelun vaatimuksista. Tämä lomake käydään sitten tuotannon / asiakasvastaavan kanssa läpi.

Kunhan tekeminen on tarpeeksi systemaattista ja toistuvaa, prosessi alkaa hahmottua ja tulla rutiiniksi.


Me toki autamme mielellämme rakentamaan voittavan myyntiprosessin.